いつでも気軽に飲めるオフィスコーヒーは従業員がリフレッシュしたり、来客に提供したりと使用目的もさまざまです。
オフィスコーヒーを導入する場合は、購入ではなく月額制で利用することも可能です。
今回は月額制のオフィスコーヒーについて、導入に向いている企業の特徴と導入時のポイントも紹介します。

オフィスコーヒーは3つのタイプがある

オフィスコーヒーには種類があります。ここでは、オフィスコーヒーの3つのタイプについて紹介します。

タイプ①　月額制オフィスコーヒー

月額制オフィスコーヒーは、コーヒーメーカーのサブスクリプションサービスです。オフィスコーヒーサービスを提供する会社から、コーヒーマシンをレンタルまたはリースで借り、オフィスに設置して利用します。

コーヒーマシンの購入費用が不要なため、初期投資を抑えられ、導入のハードルも下がります。

また、月額制のオフィスコーヒーは、豆から挽いて本格的なコーヒーを楽しめるタイプもあるため、手軽においしいコーヒーを味わえる点も魅力です。会社の規模に応じて、さまざまなマシンが選べます。

一方で、導入費用は安く済むものの、ランニングコストが高くなる傾向にあります。

タイプ②　買い切り型オフィスコーヒー

買い切り型のオフィスコーヒーは、コーヒーマシンを自社で購入して使用するシステムです。導入時は一定のコストがかかるものの、購入後は光熱費やコーヒー代、メンテナンス作業のみの負担となるため、ランニングコストを安く抑えられます。

業務用コーヒーを仕入れることで経費を削減できるため、1杯あたりのコーヒー代は月額制のオフィスコーヒーよりも安価になる可能性があります。また、従業員の好みに合わせてコーヒーの種類を自由に変えることも可能です。

ただし、コーヒーマシンのメンテナンスや清掃作業は従業員が対応する必要があります。業務負担が増加するため、コストがかかってしまいます。

さらに、大企業での導入時には、大型のコーヒーマシンもしくは複数のコーヒーマシンが必要となるので、初期投資額が高額になることも課題です。

タイプ③　自動販売機型オフィスコーヒー

紙コップでコーヒーを提供する自動販売機型のコーヒーマシンもあります。自動販売機型なら、ホットコーヒーだけでなく、アイスコーヒーを飲むことも可能です。

操作が簡単で、補充やメンテナンス、清掃は設置業者が行うため、手間がかかりません。

一方、設置している間は継続的に電気代を消費することになるため、ランニングコストがかかるのがデメリットです。従業員数が多い企業に設置するのに適しています。

月額制オフィスコーヒーの導入に向いている企業の特徴

月額制オフィスコーヒーはどのような企業に向いているのでしょうか。ここでは、月額制オフィスコーヒーの導入に向いている企業の特徴を紹介します。

導入にかかる初期費用を抑えたい

月額制オフィスコーヒーは、コーヒーマシンが無料になることが多いため、導入にかかる初期費用を抑えたい企業には向いています。まとまった金額を支払うことが難しい場合は、導入コストがかからない月額制のオフィスコーヒーがおすすめです。

従業員数が多い場合は、大きいコーヒーマシンを導入したり、部署ごとに複数のコーヒーマシンを導入したりする必要があります。その場合、マシンを購入すると初期費用の負担が大きくなってしまいます。

月額制であれば、定期的なメンテナンスやマシンの故障時の対応も料金に含まれていることが多く、突発的な出費を抑えられるメリットがあります。豆の補充や衛生管理なども業者が定期的に行ってくれるため、社内での管理の手間も最小限に抑えることができます。

初期費用の負担を抑えて、気軽にオフィスコーヒーを導入するなら、月額制のオフィスコーヒーを検討しましょう。

コーヒーマシンのメンテナンスにかかる手間を省きたい

コーヒーマシンは、定期的なメンテナンスと清掃が必要です。月額制オフィスコーヒーでは、提供会社がメンテナンスをすることが多く、メンテナンス作業の負担を軽減したい企業に向いています。

買い切り型のコーヒーマシンの場合、自分たちでメンテナンスや清掃をしなければなりません。また、故障時にも修理の手配や修理代の支払いが発生し、運用の手間がかかる可能性があります。

月額制のオフィスコーヒーなら、多くの業者が故障時の修理まで対応しているため、安心して利用できます。故意による損傷でなければ無料で対応するケースもあるので、契約時に修理対応についても確認しておくと良いでしょう。

オフィスコーヒーを導入する際のポイント

オフィスコーヒーを導入するときは、導入前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。ここでは、オフィスコーヒー導入の際に確認すべきポイントについて紹介します。

設置場所を確認する

オフィスにコーヒーマシンを設置する場合は、設置場所を事前に確保することが必要です。多くの従業員に利用してもらうことが重要なので、人が集まりやすい場所に設置しましょう。導入しても利用者がいなければ、本来の目的を達成できません。

設置場所によってコーヒーマシンの大きさが異なるため、従業員の動線も考慮し、邪魔にならないスペースに置くことも重要です。

近年は、オフィス内にリフレッシュできる空間を備えている企業もあります。リフレッシュ効果を期待するのであれば、そのような空間にコーヒーマシンを置くのもおすすめです。

また、コーヒーマシンの機種によっては、給水が必要になる場合もあります。水道やウォーターサーバーの近くに設置すれば給水も容易になり、効率的な運用が可能です。コーヒーマシンは基本的に電源が必須なので、電源を確保できる場所を選びましょう。

ランニングコストを確認する

オフィスコーヒーを導入する際には、ランニングコストがいくらかかるのかを確認しましょう。コーヒーマシンの導入は無料の場合もありますが、継続的にレンタルする際は費用がどのくらいかかるのかについての確認も必要です。

また、故障やメンテナンスの対応をしてもらう際に、追加費用がかかるかも細かく確認しておきましょう。無料で修理できる範囲はどこまでかなど事前に確認しておくことで故障時のトラブルも防止できます。

さらに、コーヒーフィルターなどの消耗品の費用や月々の電気代の予測、コーヒー1杯あたりの金額なども確認しておくと安心です。

利用人数を確認する

オフィスコーヒーを導入する前に、利用人数を確認しましょう。維持費用と利用人数のバランスを考えることが重要です。コーヒーを飲まない従業員が多い場合、コーヒーマシンの導入効果が期待できない可能性があります。

利用者が少ない状況では、電気代やコーヒー豆代が無駄な支出となり、費用対効果が低下してしまいます。想定される利用者数を事前に把握し、費用対効果の高いプランを選ぶことが大切です。

また、事前にお試し設置ができるサービスがあれば、実際に使用してみるのもおすすめです。予算内で最大限の効果が得られるプランを選定し、導入を進めましょう。

まとめ

オフィスコーヒーの導入には、月額制、買い切り型、自動販売機型の3つのタイプがあります。月額制のオフィスコーヒーは導入コストがかからないことが多いため、初期費用を抑えたい企業におすすめです。

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